Beschäftigte über KI informieren: die Transparenzpflicht des Artikels 26

Kurze Antwort: Bevor Sie ein Hochrisiko-KI-System am Arbeitsplatz einsetzen, verpflichtet Sie Artikel 26 der KI-Verordnung, die betroffenen Beschäftigten und ihre Vertretung darüber zu informieren, dass sie ihm unterworfen werden. Das ist ein eigener, nachweisbarer Schritt — getrennt von (aber zusammenlaufend mit) der DSGVO-Transparenz und dem Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats.

Was die Pflicht beinhaltet

Artikel 26 verpflichtet den Betreiber (den Arbeitgeber), vor der Inbetriebnahme eines Hochrisiko-Systems am Arbeitsplatz die Arbeitnehmervertreter und die betroffenen Beschäftigten zu informieren. Der Gedanke: Wer einem KI-System unterworfen wird — bei Einstellung, Bewertung, Planung oder Überwachung —, muss das wissen. Es geht um vorherige Information, nicht um eine nachträgliche Mitteilung.

Was Sie kommunizieren

Die Information muss Beschäftigte in die Lage versetzen zu verstehen, womit sie es zu tun haben:

• dass und wofür ein KI-System eingesetzt wird;
• was es tut und welche Entscheidungen es trifft oder unterstützt;
• dass es menschliche Aufsicht gibt und wie diese funktioniert;
• was es für sie bedeutet und an wen sie sich mit Fragen wenden können.

Halten Sie es verständlich: keine juristische Packungsbeilage, sondern klare Sprache.

Drei Stränge, die zusammenlaufen

Für HR-KI laufen drei Informations-/Beteiligungspflichten häufig parallel:

1. KI-Verordnung Art. 26 — informieren vor Inbetriebnahme.
2. DSGVO — Transparenz über die Verarbeitung von Beschäftigtendaten.
3. Mitbestimmungsrecht — das Zustimmungsrecht des Betriebsrats.

Sie bündeln sie am besten in einem Vorgang: Dieselbe Erläuterung dient dem Antrag an den Betriebsrat, der DSGVO-Information und der Pflicht aus Artikel 26.

Warum es darauf ankommt

Transparenz ist nicht nur eine Pflicht, sondern auch Risikobegrenzung. Beschäftigte, die wissen, dass — und wie — KI eingesetzt wird, vertrauen dem System eher und erkennen Fehler schneller. Umgekehrt ist verschwiegene KI-Nutzung eine Quelle von Konflikten, Beschwerden und Aufsichtsfragen. Siehe auch den HR-Wegweiser.

Was zu tun ist

• Informieren Sie vor der Inbetriebnahme, nicht danach — halten Sie den Zeitpunkt fest.
• Schreiben Sie eine klare Erläuterung, die zugleich die DSGVO- und Betriebsrats-Stränge bedient.
• Benennen Sie den Ansprechpartner für Fragen und Einwände.
• Dokumentieren Sie, was, wann und an wen Sie kommuniziert haben — das ist Ihr Compliance-Nachweis.

Artikel 26 macht aus der Transparenz gegenüber dem Personal eine harte Voraussetzung, keine nette Geste. Der Arbeitgeber, der es sauber regelt, erfüllt die Pflicht und baut zugleich Vertrauen in die KI auf, die er einsetzt.