Der Bevollmächtigte für Anbieter außerhalb der EU (Artikel 22)

Kurze Antwort: Ein außerhalb der EU niedergelassener Anbieter muss, bevor er ein Hochrisiko-KI-System auf dem Unionsmarkt bereitstellt, schriftlich einen in der Union niedergelassenen Bevollmächtigten benennen. Artikel 22 macht diesen Bevollmächtigten zur rechtlichen Anlaufstelle für die Marktüberwachungsbehörden, mit eigenem Mandat, Dokumentationspflicht und der Befugnis, das Mandat bei Verstößen zu beenden.

Warum ein Bevollmächtigter?

Die Behörden müssen eine ansprechbare Partei innerhalb der EU haben, auch wenn der Anbieter weit entfernt sitzt. Der Bevollmächtigte überbrückt diese Lücke: Er vertritt den Anbieter förmlich und ist für Auskunfts- und Nachweisersuchen erreichbar. Für den Einführer und den Händler ist das Vorhandensein eines Bevollmächtigten einer der Punkte, die sie vor Einfuhr oder Lieferung prüfen.

Das schriftliche Mandat

Die Benennung erfolgt durch ein schriftliches Mandat. Dieses Mandat muss den Bevollmächtigten mindestens dazu ermächtigen,

• die EU-Konformitätserklärung und die technische Dokumentation für die Behörden bereitzuhalten;
• diese Dokumentation und alle Informationen zum Nachweis der Konformität bereitzustellen;
• bei jeder Maßnahme mitzuwirken, die eine Behörde für das Hochrisiko-System ergreift;
• gegebenenfalls die Registrierungspflichten zu erfüllen.

Der Bevollmächtigte hält eine Kopie des Mandats für die Aufsichtsbehörden bereit.

Die eigenen Pflichten des Bevollmächtigten

Der Bevollmächtigte vergewissert sich, dass der Anbieter die Konformitätsbewertung durchgeführt und die technische Dokumentation erstellt hat. Er bewahrt die Kontaktangaben des Anbieters auf und hält — über zehn Jahre — die Konformitätserklärung, die Dokumentation und etwaige Bescheinigungen bereit. Auf begründetes Verlangen stellt er diese der Behörde in einer verständlichen Sprache zur Verfügung.

Beendigungsbefugnis bei Verstößen

Hat der Bevollmächtigte Grund zu der Annahme, dass der Anbieter entgegen der Verordnung handelt, beendet er das Mandat. Er unterrichtet die Marktüberwachungsbehörde und gegebenenfalls die notifizierte Stelle unverzüglich darüber, unter Angabe der Gründe. So wird der Bevollmächtigte nicht nur zur Durchreiche, sondern zum echten Türwächter.

Was zu tun ist

• Anbieter außerhalb der EU: Benennen Sie vor dem Inverkehrbringen einen Bevollmächtigten und halten Sie das Mandat schriftlich fest.
• Bevollmächtigter: Prüfen Sie die Konformität und richten Sie die zehnjährige Aufbewahrung ein, bevor Sie ein Mandat annehmen.
• Beschreiben Sie das Beendigungsverfahren: Wer beendet das Mandat, und wer wird informiert?
• Regeln Sie es vertraglich zwischen Anbieter und Bevollmächtigtem — siehe KI in Verträgen.
• Verknüpfen Sie es mit der Governance: Nehmen Sie die Rolle in Ihren KI-Governance-Rahmen auf.

Der Bevollmächtigte ist das europäische Gesicht eines weit entfernten Anbieters — und darf dieses Gesicht zurückziehen, sobald der Anbieter die Regeln nicht befolgt.